Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами ООО ПСО «Стройтепломонтаж»

Описание

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3
1. Теоретические основы организации учета расчетов с подотчетными лицами 5
1.1. Правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами 5
1.2. Понятие подотчетных лиц и подотчетных сумм 14
1.3. Методика бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами 25
2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ПСО Стройтепломонтаж» 38
2.1. Характеристика организации и анализ основных технико-экономических показателей 38
2.2. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ПСО Стройтепломонтаж» 63
2.3. Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ПСО Стройтепломонтаж» 71
3. Организация контроля за расчетами с подотчетными лицами в ООО «ПСО Стройтепломонтаж» 76
3.1. Внутренний (бухгалтерский) контроль расчетов с подотчетными лицами 76
3.2. Анализ выявленных ошибок по учету расчетов с подотчетными лицами и пути их устранения 83
3.3. Предложения по совершенствованию внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «ПСО Стройтепломонтаж» 89
Заключение 92
Список используемой литературы 97
ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время все организации независимо от их вида, форм собственности и подчиненности ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций согласно действующему законодательству и нормативным документам.
Расчеты с подотчетными лицами – один из наиболее трудоемких участков бухгалтерской работы. Это обусловило актуальность выбранной темы.
Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами.
Подотчетное лицо — это работник организации, имеющий право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы. Целевой аванс (или подотчетная сумма) представляет собой денежные средства, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Расчеты с подотчетными лицами являются объективной необходимостью в деятельности каждого предприятия, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.
Приобретение материальных ценностей в магазинах, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц.
Многие стороны финансово-хозяйственной деятельности предприятий просто невозможны без осуществления расчетов через работников предприятия (например, служебные командировки, прием представителей других организаций, оплата почтовых услуг при отправке корреспонденции, периодическая подписка и т.д.).
Целью выпускной квалификационной работы является совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «ПСО Стройтепломонтаж».
Задачами выпускной квалификационной работы являются:
— изучение теоретического материала, действующих нормативных актов в сфере учета расчетов с подотчетными лицами;
— анализ деятельность ООО «ПСО Стройтепломонтаж» в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
— изучение проблем организации контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «ПСО Стройтепломонтаж»;
— разработка мероприятий по совершенствованию бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «ПСО Стройтепломонтаж»;
Основой для выполнения работы послужили нормативно-правовые акты РФ, регулирующие данный вид учета, учебная, специальная литература, монографии, публикации отдельных авторов, статьи бухгалтерских и экономических журналов, справочно-правовая система «Гарант».
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1. Правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами

Законодательство не содержит определений понятий «подотчетное лицо» и «подотчетные суммы». Однако из норм Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета следует, что подотчетные лица — это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.
Контроль расчетов с подотчетными лицами — это проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности. Основные законодательные и нормативные акты, используемые при расчетах с подотчетными лицами:
— Трудовой кодекс;
— Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете «.
К основным документам, регулирующим учет расчетов с подотчетными лицами, относятся следующие:
1 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ [4].
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:
2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ПСО СТРОЙТЕПЛОМОНТАЖ»

2.1. Характеристика организации и анализ основных технико-экономических показателей

ООО «ПСО Стройтепломонтаж» является обществом с ограниченной ответственностью с правом юридического лица действует на основе Устава, имеет собственное имущество, самостоятельный баланс и расчетный счет. Уставный капитал ООО «ПСО Стройтепломонтаж» на 01.01.2013 г. составляет 10 тыс. рублей. Место нахождения организации: 425200, Республика Марий Эл, п. Медведево, ул. Кооперативная, д. 5.
Общество осуществляет владение, пользование и распоряжение находящегося в его собственности имущества в соответствии с целями своей деятельности. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и указание места нахождения общества. ООО «ПСО Стройтепломонтаж» вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за его пределами.
Предприятие является коммерческой организацией, обладает общей гражданской правоспособностью и в праве иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, для осуществления любых видов деятельности, не запрещённых законом. Общество несёт ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, но не отвечает по обязательствам своих участников.
Общество создано для хозяйственно – коммерческой деятельности в целях получения прибыли. Для достижения целей своей деятельности Общество приобретет право и несёт обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещённых федеральным законом. Деятельность ООО «ПСО Стройтепломонтаж» не ограничивается
Таблица 2.1 — Технико-экономические показатели деятельности ООО ПСО «Стройтепломонтаж» за 2009-2011 гг.
Показатели Годы Отклонение, (+/-) Темп изменения
2009 2010 2011 2010 г. от 2009 г. 2011 г. от 2010 г. 2010 г. к
2009 г. 2011 г. к
2010 г.
1. Объем произведенной продукции, тыс. руб. 24934 34498 20394 9564 -14104 138,4 59,1
2. Общая сумма затрат, тыс. руб. 17368 31873 22958 14505 -8915 183,5 72,0
3. Прибыль от продаж, тыс. руб. 7566 2625 -2565 -4941 -5190 34,7 -97,7
4. Ср.год.ст. ОФ, тыс.руб. 7292 7123 6785 -169,5 -337,5 0,0 0,0
5. Чистая прибыль, тыс.руб. 6167 1923 -4818 -4244 -6741 31,2 -250,5
6. Среднесписочная численность работников, чел. 106 110 102 4 -8 103,8 92,7
7. Среднегодовая выработка на одного работника, тыс. руб./ чел. 235,23 313,62 199,94 78,39 -113,7 133,3 63,8
8. Фондоотдача 3,42 4,84 3,01 1,42 -1,84 141,6 62,1
9. Фондоёмкость 0,29 0,21 0,33 -0,09 0,13 70,6 161,1
10. Фондорентабельность 0,85 0,27 -0,71 -0,58 -0,98 31,9 -263,0
11. Рентабельность производства, р./р. 0,44 0,08 -0,11 -0,35 -0,19 18,9 -135,7
12. Рентабельность продаж, р./р. 0,30 0,08 -0,13 -0,23 -0,20 25,1 -165,3

Как видно из таблицы 2.1, на протяжении 2009-2010 гг. наблюдается значительный рост выручки от выполнения строительно-монтажных работ с 24934 тыс. руб. до 34498 тыс. руб. В 2011 г. наоборот происходит резкое сокращение объемов выполненных работ на 14104 тыс. руб. Темпы снижения себестоимости работ были ниже темпов снижения выручки, в связи с чем в 2011 г. получен непокрытый убыток в сумме 4244 тыс. руб.
Из данных таблицы видно, что показатель фондоотдачи, характеризующий объём производства (выполненных работ), приходящийся
3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА РАСЧЕТАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ПСО СТРОЙТЕПЛОМОНТАЖ»

3.1. Внутренний (бухгалтерский) контроль расчетов с подотчетными лицами

Для обеспечения сохранности имущества, законности и целесообразности финансово-хозяйственной деятельности, а также достоверности учетных и отчетных данных в ООО «ПСО Стройтепломонтаж» создана система внутрипроизводственного контроля. Основными задачами такого контроля являются предотвращения непроизводительных расходов и потерь, неэффективного расходования ресурсов, использования средств не по назначению, а также оценка эффективности работы каждого подразделения предприятия.
При организации внутрипроизводственного контроля следует иметь в виду, что никакая система, сколь бы идеальной она ни была, не сможет абсолютно надежно защитить предприятие от посягательств на его активы, от искажения учетной и отчетной информации. Системы внутрипроизводственного контроля создают не для того, чтобы полностью исключить все злоупотребления и гарантировать безубыточную работу, а для того, чтобы снизить до минимума вероятность попыток незаконных действий, обеспечить их выявление и способствовать достижению максимального эффекта каждым подразделением, службой и исполнителем. При этом необходимо исходить из следующего: любая система контроля целесообразна лишь настолько, насколько она приносит выгоду предприятию. Сложность контроля и затраты на его осуществление должны компенсироваться реально приносимой им пользой.
Необходимо отметить, что на предприятии нет специально организованной службы аудита, так как руководство посчитало нецелесообразным создавать такую службу.
Внутренний контроль в ООО «ПСО Стройтепломонтаж» представлен следующими элементами:
1. персональная материальная ответственность всех работников;
2. постоянное повышение квалификации работников;
3. организация хранения материальных ценностей, исключающих порчу и хищение;
4. система внутрипроизводственного учета движения материальных ценностей;
5. плановыми и внеплановыми проверками наличия товарно-материальных ценностей;
6. плановыми и внеплановыми инвентаризациями и ревизиями.
Ознакомление с системой внутреннего контроля производится на основе устного опроса, просмотра необходимых документов, обработки и оценки сведений о сторонах хозяйственной деятельности предприятия.
Таблица 3.1 — Ознакомление с системами бухгалтерского учета и внутреннего контроля ООО «ПСО Стройтепломонтаж»
Да
(1) Нет
(0) Не характерно

1 2 3 4
Организационная структура аудируемого лица
1. Разработана и утверждена схема организационной структуры аудируемого лица по отделам (функциональным обязанностям) с указанием управленческих связей, подчиненности отделов (исполнителей).

+
2. Разработана и утверждена схема организационной структуры подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета с указанием управленческих связей, подчиненности исполнителей. +
3. Имеется разработанный и утвержденный график документооборота в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых подразделениями и отдельными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ +
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин — «под отчет»).
Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.
Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны:
— приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
— оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
— расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
— представительские расходы.
С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.
Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе.
В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером.
При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.
В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании. Такой порядок действует с 01.01.2012 г.
Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.
Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами.
Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:
Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.
К документам по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО ПСО «Стройтепломонтаж» относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов-фактур, квитанций к приходным кассовым ордерам) и письменный отчет о результатах командировки.
Чаще всего в ООО ПСО «Стройтепломонтаж» под отчет наличные деньги выдаются:
в качестве аванса на командировочные расходы;
на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).
Пунктом 49 Учетной политики ООО ПСО «Стройтепломонтаж» утвержден перечень лиц на выдачу денег в подотчет на хозяйственные нужды.
В ООО ПСО «Стройтепломонтаж» выявлены нарушения по оформлению первичных документов. Большинство ошибок в оформлении первичной документации происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с подотчетными лицами. Основными нарушениями, допускаемыми в ООО ПСО «Стройтепломонтаж» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.
Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных.
Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных расходов. Должны быть рассмотрены вопросы о нормах командировочных расходов и удержания НДФЛ со сверхсуточных.
Первичная документация должна оформляться в соответствии с предложенной унифицированной формой, т.е. должны заполняться все поля документа.
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движения сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары и других ценностей компании (в том числе находящихся в пути и переработке). Материалы должны учитываться по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам. При этом все операции по их движению (поступление, перемещение и расходование) должны оформляться соответствующими первичными учетными документами.
Как показывает практика, зачастую бухгалтера ООО ПСО «Стройтепломонтаж» ошибочно не приходуют материальные ценности, приобретенные подотчетными лицами, т. е. сразу списывают на счета затрат, не используя счет 10 «Материалы», соответственно приходные ордера, а также документы при передаче материалов в производство или для управленческих нужд компании не оформляются.
Таким образом, у компании нет достаточных оснований признавать подобные затраты в составе расходов в порядке ПБУ 10/99 «Расходы организации». Кроме того, у компании существует риск непризнания налоговыми органами подтвержденными подобным образом затрат расходами в порядке ст. 252 НК РФ.
Таким образом, только четкая организация учета на счете 71 и соблюдение порядка ведения кассовых операций должна помочь предприятию избежать конфликтных ситуаций при проверках авансовых отчетов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (принят Государственной Думой 21 октября 1994 года).– М: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2012.
2. Налоговый кодекс РФ от 05.08.00 № 117-ФЗ принят Государственной Думой 19.07.00
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012)
4. Федеральный закон О бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ
5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000 № 94н
6. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.98г. № 34н
7. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
8. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
9. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»
10. Письмо Минфина России от 10.11.2011 г. №03-03-07/51
11. Письмо Минфина России от 27.02.2012 г. №03−03−07/6
12. Письмо Минфина России от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741